KI-Assistent für kleine Unternehmen: 7 Punkte für einen datenschutzbewussten Start

Viele kleine Betriebe verlieren täglich Zeit mit denselben Fragen: Öffnungszeiten, Preise, Termine, „Ist das noch verfügbar?“. Ein KI-Assistent kann hier spürbar entlasten. Damit das auch im Hinblick auf Datenschutz sauber läuft, sollten Sie von Anfang an ein paar Grundregeln beachten.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine praktische Orientierung und keine Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin oder einen Datenschutzbeauftragten.

1. Nur die Daten, die wirklich nötig sind

Legen Sie fest, welche Angaben der Assistent abfragen darf (z. B. Name, Wunschtermin, Anliegen) und welche nicht. Sensible Daten wie Gesundheits-, Bank- oder Ausweisdaten gehören nicht in einen Chat-Assistenten.

2. Anbieter prüfen und Auftragsverarbeitung regeln

Wenn ein externer Dienst (z. B. KI-Anbieter oder Messenger-Plattform) Kundendaten für Sie verarbeitet, brauchen Sie in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Achten Sie außerdem darauf, wo die Daten verarbeitet werden.

3. Transparent machen, dass eine KI antwortet

Kundinnen und Kunden sollten erkennen können, dass sie mit einem Assistenten schreiben. Das schafft Vertrauen, und der EU AI Act sieht Transparenzpflichten für KI-Systeme vor, die mit Menschen interagieren.

4. Datenschutzerklärung ergänzen

Beschreiben Sie in Ihrer Datenschutzerklärung, welche Daten der Assistent verarbeitet, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Dienstleister beteiligt sind.

5. Klare Übergabe an einen Menschen

Bei Beschwerden, ungewöhnlichen Fragen oder Unsicherheit sollte der Assistent an Sie übergeben. So vermeiden Sie falsche Zusagen und verärgerte Kunden.

6. Nur freigegebene Antworten

Der Assistent sollte nur Informationen nutzen, die Sie freigegeben haben (Preise, Leistungen, Öffnungszeiten), und keine Rabatte oder Zusagen erfinden.

7. Löschfristen festlegen und regelmäßig prüfen

Legen Sie fest, wie lange Chatverläufe gespeichert werden, und schauen Sie regelmäßig in die Gespräche: Falsche Antworten korrigieren, neue Fragen ergänzen.